In der Kommunikation innerhalb von Projektteams kommt es aufgrund der Art der Projektarbeit, dem oft hohen Komplexitätsgrad der Aufgabenstellung, der Widersprüche der Projektarbeit mit der in Organisationen etablierten Hierarchie, Doppelzugehörigkeit der Projektgruppenmitglieder, der Anforderung an die Kommunikation an den Schnittstellen zur Linienorganisation und den allgemeinen Herausforderungen der Arbeitswelt immer wieder zu Konflikten.
Das Verständnis grundlegender Überlegungen zur Projektarbeit, die Definition und Abgrenzung des Konflikts hilft bei der Analyse und der Wahl der entsprechenden Intervention. Das Verständnis über die Dynamik des Konfliktes erklärt die Herausforderung im Umgang mit Konflikten.
Mediation ist ein strukturiertes, auf Freiwilligkeit und Beweglichkeit der Konfliktparteien basierendes Verfahren um in solchen Konflikten eine für alle Beteiligten tragbare Regelung zu finden.
Das Verfahren wird von einem Mediator angeleitet, der als „außenstehender Dritter“ den Prozess aus einem Allparteilichen Standpunkt anleitet und auf die Einhaltung der Gesprächsregeln, den wertschätzenden Umgang der Konfliktparteien und den konstruktiven Verlauf des Verfahrens achtet.
Mediationsverfahren unterliegen immer der Vertraulichkeit. Der Mediator ist zu Stillschweigen über die Inhalte der Mediation verpflichtet. Sinnvollerweise wird die Vertraulichkeit auch in der Projektmediation ebenfalls mit den Teilnehmern vereinbart. Welche Ergebnisse bzw. Teile der in der Mediation getroffenen Vereinbarungen dem Auftraggeber mitgeteilt werden obliegt den Klienten.
Grundsätzlich gliedert sich ein Mediationsverfahren in folgende Phasen:
Mediationsphasen
Pre-Mediationsphase / Auftragsklärung
In dieser Phase wird mit dem Auftraggeber geklärt zwischen welchen Parteien ein Konflikt vorliegt und welche Teilnehmer zur sinnvollen Durchführung eines Mediationsverfahrens zu einem Termin zusammenkommen sollten. Diese Klärung findet im einfachsten Fall mit dem Auftraggeber statt, kann aber auch durch Einzelgespräche mit den Konfliktparteien unterstützt werden, in denen möglicherweise schon ein Einblick in den Konflikt entwickelt wird, jedenfalls aber die Bereitschaft an einer Vereinbarung gemeinsam zu arbeiten abgeklärt wird.
Phase 1
Allgemeine Vorstellung der Mediation und Klärung der Rolle des oder der Mediatoren sowie Auftragserteilung / -Klärung mit allen Teilnehmern an der Mediation.
Vereinbarung zu den Regeln zu deren Einhaltung sich alle Beteiligten für eine erfolgreiche Mediation bereit erklären müssen wie Vertraulichkeit, Freiwilligkeit, Selbstverantwortung im Prozess, wertschätzender Umgang, etc.
Phase 2
Themensammlung und Darstellung des Konfliktes jeweils aus Sicht der involvierten Parteien.
Phase 3
Klärung der Bedürfnisse und Interessen der Konfliktparteien.
Phase 4
Gemeinsame Suche nach möglichen Lösungen oder Regelungen mit dem Konflikt in Zukunft konstruktiv umzugehen.
Phase 5
Bewertung der Lösungsvorschläge aus Phase 4 und Auswahl der Vorschläge, die sich aus gemeinsamer Einschätzung auf Basis der genannten Bedürfnisse und Interessen der Konfliktparteien umsetzen und in eine Mediationsvereinbarung übernehmen lassen.
Phase 6
Abschluss einer Vereinbarung, die von allen Parteien als Tragfähige Regelung anerkannt wird und Dokumentation (Flipchartprotokoll, Niederschrift der Vereinbarung) des Ergebnisses.
Post-Mediative Phase
Umsetzung der Vereinbarung, eventuell Festlegung eines follow up Termines an dem die Haltbarkeit der Regelung bzw. die Umsetzung der Vereinbarung noch einmal gemeinsam reflektiert werden.
Rechtliche Aspekte werden nicht innerhalb des Mediationsverfahrens geklärt. In der Mediation geht es um eine Vereinbarung, für deren Einhaltung die Konfliktparteien selbst die Verantwortung tragen.